Sharepointhosting will Online Kollaborationen erheb­lich ver­ein­fa­chen und bie­tet Dokumentenverwaltung, Terminkoordination und Back-Office Features aus einer Hand an: der Anbieter stellt sei­nen Kunden zen­tra­len Dokumentenspeicherplatz zur Verfügung, der basie­rend aus Microsoft-Technologie weit mehr kann als blo­ßer WWW-Serverspace. Dank MS-Office Integration und ver­schie­de­ner vor­ge­fer­tig­ter Module (etwa für Umfragen) sol­len sich Intranet-Teamsites im Handumdrehen erstel­len las­sen.

Angeboten wird das Service von der Schweizer Firma Genotec, eigent­lich ein klas­si­scher Webspace– und Serverprovider. Eine Kombination aus Online-Speicherplatz und Office-Suite anzu­bie­ten macht mitt­ler­weile spe­zi­ell im KMU-Bereich hoch­gra­dig Sinn: denn wenn die gesamte Infrastruktur zur Termin– und Dokumentenverwaltung auf eine Online–Plattform aus­ge­la­gert ist, muss sich nie­mand vor Ort um die ent­spre­chende Infrastruktur und Softwarelizenzen küm­mern. Sicherheitsfragen, Viren-Checks und Backups aus­zu­la­gern bedeu­tet aber nicht nur Kostenersparnis, son­dern erfor­dert auch gro­ßes Vertrauen in den betref­fen­den Anbieter, denn schließ­lich sol­len busi­ness–rele­vante Daten gut und sicher auf­ge­ho­ben und jeder­zeit zugäng­lich sein. Weiters muss die ange­bo­tene Lösung das klas­si­sche Office-Environment voll­um­fäng­lich erset­zen, denn eine zwei­glei­sige IT–Strategie nützt niemanden.

Google und andere Anbieter offe­rie­ren sol­che Online-Offices teil­weise gra­tis, aller­dings stellt sich die Frage, ob man Big G alle Business-Interna anver­trauen möchte. Genotec ver­langt zwar monat­lich Gebühren, die fal­len aller­dings sehr mode­rat aus: bereits mit CHF 9,90 pro Monat ist man mit 500MB Online-Speicherplatz dabei. Im Rahmen die­ses Trigami-Reviews soll ein Testaccount ange­legt und das System aus ers­ter Hand durch­leuch­tet wer­den — in der Praxis stel­len Projekt-Workflows sehr kom­plexe Anforderungen: diese Rezension soll klä­ren, ob die Grundfunktionen leicht ver­ständ­lich und intui­tiv erlern­bar sind.

Registrierung und DNS-Konfiguration

Die Registrierung für den kos­ten­lo­sen Testaccount ist schnell erle­digt. Genotec ver­langt ledig­lich eine gül­tige E-Mail Adresse, Vor– und Nachname sowie die gewünschte Teamsite-Adresse. Leicht ver­wir­rend finde ich die Eingabe der gewünsch­ten Adresse: Subdomain, Hauptdomain und TLD kön­nen frei gewählt wer­den, aller­dings ohne Erklärung über mög­li­cher­weise anfal­lende Nameservereinträge. Hier könnte für DNS-Newbies ein wenig mehr Erklärungstext nicht scha­den — ich hab jeden­falls mal teamsite.dateschmutz.net aus­ge­wählt. Die gewünschte Erklärung folgt dann aber in der Registrierungsmail:

Wenn Sie eine eigene URL gewählt haben, wel­che nicht auf sharepointhosting.ch zeigt,
dann müs­sen Sie Ihren DNS Eintrag (A-Record) auf den fol­gen­den Server anpassen :

Beispiel für “intern.sharepointhosting.ch” :
Typ Host Daten
A intern 82.195.237.151

Man muss nicht not­wen­di­ger­weise die eige­nen URL ange­ben, son­dern kann auch Adressen in der Form name.sharepointhosting.ch ein­rich­ten — aus CI-Gründen aller­dings dürf­ten die meis­ten KMUs die eige­nen URL bevor­zu­gen. Da das Update von DNS-Einträgen aller­dings bis zu 24 Stunden dau­ern kann, ist die eige­nen Seite idR nicht sofort erreich­bar: Sharepointhosting stellt keine Alternative Login-URL zur Verfügung, sodass erst ein­mal abwar­ten ange­sagt ist.

Featureliste: Bells and Whistles

Sobald die Hürden der Domain-Konfiguration bewäl­tigt sind, steht dem Log-In ins künf­tige Back-Office nichts mehr im Wege. Nach dem ange­nehm mini­ma­lis­ti­schen Login lan­det der User am Online-Desktop, der sich auf­ge­räumt prä­sen­tiert und vom Look-and-Feel her ein wenig an die Microsoft-Homepage erin­nert. Auf der Startseite schei­nen stan­dard­mä­ßig die aktu­el­len Termine und Ankündigungen auf, das linke Hauptmenü lis­tet die ein­zel­nen Sektionen wie frei­ge­ge­bene Docs, Kalender, Aufgaben und Teamdiskussion. Geübte Outlook und Webmail-Nutzer wer­den sich auf Anhieb zurecht­fin­den. Ein gro­ßer Pluspunkt für die gesamte Seite ist die schnelle Ladezeit: Genotec hat mit Serverkapazität nicht gegeizt, die Ladezeiten sind so gering, dass sie den Workflow nicht im Mindesten beeinträchtigen.

Meta-Konfiguration

Bevor Termine, Dokumente und Arbeitsbereiche ange­legt wer­den, sollte sich erst­mal an die grund­le­gende Konfiguration machen: denn die Teamsite ist völ­lig frei und fle­xi­bel anpass­bar: soge­nannte “Webparts” funk­tio­nie­ren ana­log zu den bekann­ten Blog-Widgets und erlau­ben die Einbindung von Links, Formularen und zahl­rei­chen ande­ren Datentypen direkt auf der Homepage. In den vol­len Umfang der Dokumentenverwaltung kom­men aller­dings nur IE-User, die mit­tels Active-X-Control auch direkt online neue Dokumente erstel­len kön­nen — Up– und Download funk­tio­nie­ren natür­lich mit jedem Browser.

Die Oberfläche lässt sich in wei­ten Bereichen frei konfigurieren.

Der gesamte Arbeitsbereich ist hier­ar­chisch struk­tu­riert — neue Unterseiten erwei­tern bei Bedarf den Umfang das aus­ge­la­gerte Intranet. In Kombination mit der aus­ge­feil­ten Benutzer– und Gruppenverwaltung las­sen sich so die Zugriffsrechte prä­zise fein­tu­nen: so lässt sich der Zugriff einer gan­zen Gruppe zum Beispiel auf eine ein­zige Unterseite beschrän­ken. Und punkto Seiten und Usern gibt Genotec keine Limits vor: abge­rech­net wird ledig­lich nach Speicherplatz, das Startangebot inklu­diert 500MB. Wer sich selbst vom Look-and-Feel der Lösung über­zeu­gen will, kann jeder­zeit unter der Adresse Sharepointhosting.ch einen kos­ten­lo­sen 1monatigen Test-Account beantragen.

Fazit: der Einstiegspreis von nicht ein­mal 10 Euro scheint für das gebo­te­nen Leistungsspektrum mehr als gerecht­fer­tigt. Wie ein­lei­tend erwähnt ent­fällt jeg­li­che Softwarewartung auf Kundenseite, außer­dem sind die Dokumente und Infos jeder­zeit mobil zugäng­lich. Für die bloße Datensammlung mag ein Wiki ja aus­rei­chen, Sharepoint besticht aller­dings durch die gut durch­dach­ten Office-Funktionen — somit ist das schnellst kon­fi­gu­rierte Intranet aller Zeiten nicht bloß für KMUs son­dern auch für Vereine und Arbeitsgruppen eine her­vor­ra­gend geeig­nete Kollaborations-Plattform.

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