Excel, das Tier aus der Tiefe, die Tabellenverarbeitung mit der 666 vorne drauf ist – manchmal unverzichtbar. Speziell für Selbständige, denn selbst der Kreativste aller Kreativchaoten, der nie WU-Vorlesungen besucht hat, steht idR eher früher als später vor der unspannenden Herausforderung, penible Aufzeichnungen über die eigenen Arbeitsstunden zu führen. Old Schooler rechnen alles von Hand, mit Excel geht’s allerdings auch weitgehend automatisiert.

Man legt ein neues Sheet an, trägt die Stunden ein, schreibt den jeweiligen Stundensatz in ein weiteres Feld und multipliziert die beiden Werte. Peanuts. Eine Spur komplizierter wird’s, wenn man anstatt der täglichen Stundensumme Beginn- und Endzeiten erfassen möchte: denn errechnet man anschließend die Differenz der beiden Felder, so kommt wieder um Uhrzeit raus, und die lässt sich schlecht mit dem Stundensatz multiplizieren. Das funktioniert nämlich folgendermaßen:

1. Felder für Beginn- und Endzeit auf Datentyp “Uhrzeit” (in der Form hh:mm, die wenigsten Arbeitszeiten werden in Sekunden erfasst) stellen. (rechte Maustaste, Zellen formattieren, Karteireiter “Zahlen”). In unserem Beispiel wären das die Zellen A1 und B1, also die ersten beiden Zellen der ersten Zeile.
2. In ein drittes Feld (C1) die Formel =(B1-A1)*24 eintragen, also Beginnzeit minus Endzeit mal 24. (Formeln beginnen in Excel immer mit einem = Zeichen)
3. Noch steht Blödsinn im Ergebnisfeld, aber das wird sich gleich ändern: beim Feld C1 den Datentyp “Zahl” einstellen, und schon steht die richtige Summe drin

Die Multiplikation mit 24 muss erfolgen, da Excel Datumsfelder (und Zeitfelder gehören da auch dazu) immer als Tage darstellt – und ein Tag hat nun mal 24 Stunden. Mit der hier beschriebenen Methode erhält man also die absolute Stundenzahl, die sich dann problemlos weiterbearbeiten (z.B. aufsummieren oder mit dem Stundensatz multiplizieren) lässt. Zum besseren Verständnis habe ich eine Beispielsdatei für die Stundenerfassung im April 2008 angelegt, in der die betreffenden Formeln bereits eingetragen sind und die natürlich gerne als Vorlage für weitere eigene wilde Tabellen-Experimente verwendet werden darf:

Excel-Vorlage für Zeiterfassung [rechte Maustaste + "speichern unter"]

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