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Selbständige Unternehmer und Projektmanager wis­sen, dass die Flucht in die Prokrastination keine dau­er­haft valide Strategie beim Aufbau des eige­nen Business sein kann. Und wenn das Geschäft mal flo­riert und der wilde Mix aus Textnotizen, Excel-Sheets und Word-Dokumenten aus­zu­ufern droht, dann wird’s höchste Zeit für eine Projekt-Management Software. Die Verwendung eines webbasierten-Systems liegt nahe, und mit Projectplace steht sogar ein Gratis–Produkt zur Verfügung. Bewähren sich die ange­bo­te­nen Werkzeuge auch in der Praxis?

SaaS (Software as a Service) wurde in den ver­gan­ge­nen Monaten zu einem häu­fig zitier­ten Schlagwort: gemeint ist damit die Substitution von loka­ler Software durch Online-Services, denn schnelle Internetzugänge und dyna­mi­sche Web-Applikationen erlau­ben die Auslagerung klas­si­scher Offline-Aufgaben ins Internet. Besonders beim Anwendungs-Szenario “Projektmanagement” bie­tet die zen­trale Datenspeicherung rie­sige Vorteile: Organisationssoftware hilft, auch geo­gra­phisch weit von­ein­an­der ent­fernte Teams effi­zi­ent zu koor­di­nie­ren, garan­tiert Zugriff auf sämt­li­che Daten von jedem Rechner mit Internetanschluss und sollte beson­de­res Augenmerk auf ein­fa­che Bedienbarkeit und Mehrwert legen — schließ­lich soll der Aufwand für den Projekt-Overhead so nied­rig als mög­lich gehal­ten wer­den. Im pro­fes­sio­nel­len Bereich tum­meln sich etli­che Produkte, doch Projektplace sticht mit sei­nem Gratis-Angebot aus der Masse her­vor: Project-Spaces für bis zu drei Mitglieder las­sen sich voll­kom­men gra­tis einrichten.

Gerade für KMUs und Einzelunternehmer hört sich die­ses Angebot ver­lo­ckend an — doch kann die Software mit der kos­ten­pflich­ti­gen Konkurrenz mit­hal­ten? Die Betreiber haben jeden­falls jede Menge Ahnung von ihrem Business-Feld, denn Projektplace International ist in sechs Sprachen ver­füg­bar und euro­päi­scher Marktführer für web­ba­sierte Projekt-Management-Tools. Für diese Review habe ich einen nähe­ren Blick auf jene Werkzeuge gewor­fen, die orga­ni­sa­ti­ons­wil­li­gen Webworkern gra­tis zur Verfügung gestellt werden.

Projectplace in der Praxis

Die Registrierung für Projectplace Free geht schnell und schmerz­los von­stat­ten — nach dem Bestätigen des Aktivierungslinks und dem ers­ten Einloggen wer­den neue User mit einem Einführungs-Video begrüßt, das die ers­ten Schritte bei der Erstellung eines neuen Projektes erklärt.

Die Oberfläche der Projektmanagement-Software erin­nert an klas­si­sche PIMs (Personal Information Manager), wer bereits mit Outlook gear­bei­tet hat, dürfte sich bei der Verwaltung von Personen, Aufgaben, Meetings und Dokumenten rela­tiv rasch zuhause füh­len. Und weil Bilder bekannt­lich mehr sagen als Worte, steht zu jedem die­ser Hauptmenüpunkte ein eige­nes Einführungsvideo, ein soge­nann­ter “Demofilm”, bereit.

In der Regel beginnt die Projektverwaltung mit der Erfassung der Beteiligten Personen — dank Outlook-Importfunktion erspart Projektplace hier unnö­tig Tipparbeit. Im nächs­ten Schritt wer­den die benö­ti­gen Dokumente hoch­ge­la­den, Meetings ein­ge­tra­gen und die zu erle­di­gen­den Milestones gekenn­zeich­net. Versionierung und Vorlagenverwaltung sind inklu­diert, ein Plugin erleich­tert die 1-Click Integration mit dem eige­nen Desktop. Selbstverständlich kann man alle Arten von Daten zu einem Projektplan ver­knüp­fen und die­sen mit Milestones ver­se­hen, ein inter­nes Mailsystem sorgt für die rei­bungs­lose Koordination alles Beteiligten Personen.

Die inte­grierte Dokument-Verwaltung

Natürlich gilt auch hier: Projektmanagement per se kann selbst­ver­ständ­lich keine Wunder wir­ken, nur wer seine Daten, Dokumente und Verknüpfungen sorg­sam pflegt und das gesamte Team erfolg­reich zur akti­ven Mitarbeit ermun­tert, wird auf Dauer einen ech­ten Mehrwert gene­rie­ren. Projectplace stellt dazu alle not­wen­di­gen Tools zur Verfügung und ver­kürzt auf­grund guter Tutorials und gän­gi­ger Usability–Konventionen die Einlernphase.

Fazit: Was gra­tis ver­füg­ba­res Online-Projekt-Management betrifft, ist Projectplace voll­kom­men kon­kur­renz­los. Dass sich die Software durch­gän­gig an eta­blier­ten Standards ori­en­tiert, wird gelernte Projekt-Manager freuen, denn die fin­den hier jedes gewohnte Feature vor. Für meine per­sön­li­chen Erfordernisse dage­gen ist die Software wie­der­schon fast zu aus­ge­feilt — da kommt mir highrise mit sei­nem gna­den­los mini­ma­lis­ti­schen Ansatz schon eher entgegen.

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