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Die Rezension der bekann­ten Kunden–Management-Software ACT!, aktu­ell in der Version 11 ver­füg­bar, erregte auf Anhieb mein Interesse: denn eines der Web 2.0 Gebote lau­tet bekannt­lich “Du sollst Online-Services ver­wen­den und Daten ins Web aus­la­gern.” ACT!11 dage­gen ist ein klas­si­scher Desktop–Client, der sich auf die Fahnen schreibt, das an sich nicht gerade unkom­pli­zierte Thema CRM (=Customer Relation Management) mög­lichst ein­fach zu prä­sen­tie­ren, ohne auf die gän­gi­gen Werkzeuge leis­tungs­fä­hi­ger CRM–Lösungen zu ver­zich­ten. ACT!11 küm­mert sich um die klas­si­schen vier CRM-Bereiche Kundenmanagement, Adressverwaltung, Projekt– und Korrespondenzverwaltung. Wer selbst über­prü­fen möchte, ob die vom PC Magazin mit “sehr gut” bewer­tete Lösung von Sage für ihm Arbeit und Overhead abnimmt, kann das Programm der­zeit auf www.act-testen.de in vol­lem Umfang zwei Wochen lang ausprobieren.

Setup und erste Schritte

Die Installation mei­ner Demoversion gestal­tete sich unter Vista 64 völ­lig unpro­ble­ma­tisch — ACT!11 benö­tigt diverse Microsoft-SQL-Komponenten, die im Rahmen der Installation eben­falls am Rechner lan­den. Nach dem ers­ten Start for­dert ACT zum Anlegen einer Datenbank — wer eine Vorgängerversion nutzt, kann die beste­hen­den Datensätze kon­ver­tie­ren. Anders als etwa Outlook sind die ACT-Datenbanken Multi-User fähig, schließ­lich sol­len die gesam­mel­ten Adressen und Kontakt-Historien der gesam­ten CRM-Abteilung zur Verfügung ste­hen. Während der Installation ver­bin­det sich die Software mehr­mals mit ACT-Servern, aller­dings lässt sich die­ses “Telefonat nach Hause” mit­tels Firewall unterbinden.

Screenshot: die Kontaktverwaltung

Daten-Import und Programmlogik

Nach der Erstellung einer neuen Datenbank müs­sen kei­nes­wegs alle Kontakte hän­disch über­tra­gen wer­den — ACT bringt eine Importassistenten mit, der unter ande­rem Kontakt-Ordner von Outlook ent­ge­gen nimmt. Die Hauptansicht glie­dert sich in Kontakte, Gruppen, Firmen, einen kol­la­bo­ra­ti­ven Kalender, eine Aufgabeliste und — anders als von her­kömm­li­chen PIMs gewohnt — eine “Liste der Verkaufschancen” und ein “Cockpit”, wel­ches alle zu erle­di­gen­den Tätigkeiten und Termine über­sicht­lich zusam­men­fasst. Zusätzlich bringt ACT! eine E-Mail Funktion mit, die aber nicht als voll­wer­ti­ger Client funk­tio­niert, son­dern den Outlook-Mailverkehr “belauscht” und so die direkte Archivierung von Kunden-Mails im CRM-System erlaubt. Auf Knopfdruck lie­fert die Software gra­fi­sche Auswertungen des aktu­el­len Projektstatus. Der modu­lare Aufbau kommt einer schnel­len Einarbeitung sehr ent­ge­gen, den­noch lässt die Software Feature-technisch nichts zu wün­schen übrig und hat mitt­ler­weile 2,8 Millionen User welt­weit überzeugt.

Screenshot: das ACT! Cockpit

Wer mit der Bedienung von Outlook ver­traut ist, wird sich auch mit der Oberfläche von ACT! schnell zurecht­fin­den — zusätz­lich las­sen sich sämt­li­che Daten mit­ein­an­der ver­knüp­fen, anno­tie­ren und mit frei wähl­ba­ren Zugangsrechten ver­se­hen. Angesichts der Komplexität des CRM-Prozesses ist dem Hersteller ein guter Kompromiss zwi­schen Funktionsvielfalt und ein­fa­cher Bedienbarkeit gelun­gen. Für Einzelunternehmer mit mode­ra­tem CRM-Aufkommen scheint mir ACT!11 durch­aus über­di­men­sio­niert, aller­dings hängt die Sinnhaftigkeit einer kom­ple­xen CRM-Datenbank sehr stark von der per­sön­li­chen Arbeitsweise ab. Allerdings bie­tet Hersteller Sage für die­sen Bereich auch andere Software-Produkte an. Wer aber bei­spiels­weise seine Dienste online anbie­tet und die not­wen­dige Disziplin auf­bringt, kon­se­quent alle rele­van­ten Daten ein­zu­tra­gen, behält auch bei einer gro­ßen Zahl von Kundenkontakte pro­blem­los den Über­blick. ACT!11 erlaubt bis zu 5 Benutzern den gemein­sam DB-Zugriff und posi­tio­niert sich damit als Einsteiger-freundliches Tool für ambi­tio­nierte KMUs. Mehr Informationen über die genauen Features und die Web-basierten Nutzungsmöglichkeiten bie­tet die offi­zi­ell Produkthomepage.

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