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Artikel-Schlagworte: „KMU“

SaaS (Software as a Service) steht für die Auslagerung klassischer Desktop-Software ins Netz, in die sogenannte Cloud. Dieser Ausdruck wiederum leitet sich vom Cloud-Computing ab, und es ist keineswegs übertrieben, von einem Paradigmenwechsel zu sprechen: Google Docs ersetzt das Office-Paket, Mindmeister die Mindmapping-Software und so weiter. Anstatt eines aufwendig konfigurierten Desktops samt Softwarelizenzen, Updates und Co. benötigt man lediglich einen Webbrowser mit Internetzugang, denn die Daten werden ja ebenfalls zentral gespeichert. Das sorgt nicht nur bei Großunternehmen für enormes Einsparungspotential, auch Einzelunternehmer und KMUs können unglaublich von solchen Tools profitieren. Daher werde ich in loser Folge auf datenschmutz SaaS-Werkzeuge vorstellen, die sich in meinem persönlichen Arbeitsalltag perfekt bewährt haben: den Beginn macht Highrise, eine vom legendären US-Start-Up 37Signals entwickelte Applikation, die einen smarten und aufs Wesentliche reduzierten Mix aus CRM, Projektmanagement, Kontaktverwaltung und Dokumentenmanagement bietet.

Wer braucht Highrise?

CRM-Systeme sind üblicherweise behäbig, feature-überfrachtet und alles andere als stylish. Highrise ist da völlig anders: durch die smarte Reduktion auf das absolut notwendige fallen keine unnötigen Arbeitsschritte an, die Einsatzszenarios sind dabei durchwegs vielfältig. Ob als stets verfügbare Online-Ablage, als Tracking-Tool für Leads, Angebote und Abschlüsse, als Kundenbeziehungs-Management und Kontaktverwaltung spielt die Applikation ihre Stärken aus. Klassischerweise verwendet man solche Systeme im Team, allerdings bietet Highrise auch spezielle Accounts für Einzelunternehmer - ich verwende meinen Account seit einigen Monaten und bin mittlerweile völlig überzeugt von der Kosen-Nutzen-Relation. Die initaile Einrichtung sowie die laufende Bedienung gehen äußerst flott von der Hand, und die Kombination etwa von Angebotsverwaltung, Taskliste und Projekt-Tracking macht vor allem für Einzelpersonen hochgradig Sinn:

Features und Preise

Highrise offeriert unterschiedliche Pricing-Modelle zwischen 24 und 149 Dollar pro Monat sowie eine Gratis-Version. Letztere bleibt allerdings auf 250 Kontakte beschränkt, erlaubt keine Datei-Uploads und eignet sich daher eigentlich für Testzwecke. Ich selbst nutze das "Solo"-Package, das sich ideal für Einzelunternehmer eignet: man erhält nur einen Userzugang, kann aber bis zu 20.000 Kontakte und eine unlimitierte Zahl von "Deals" verwalten und bekommt 3GB Speicherplatz. Für kleine Teams eignet sich das Produkt "Basic" (6 User, 3GB Speicher, 10 Deals), wer mehr Ressourcen benötigt bzw. eine größeres Team koordinieren muss, kann auf größere Packages zurückgreifen oder ein Angebot nach individuellen Bedürfnissen anfordern.

Aus dem oben gesagt geht bereits die grundlegende Logik von Highrise hervor: sämtliche Projekt-Informationen werden in die Bereiche "Cases" (laufende Projektdokumentation), "Deals" (Angebotsverwaltung), Kontakte und Aufgaben eingeteilt. Sämtliche Info-Happen sind frei verknüpfbar. In der Regel beginnt die Benutzung mit einem Upload der eigenen Kontakte. Im nächsten Schritt legt man die aktuellen Cases und Deals an, ordnet ihnen Kontaktpersonen und wahlweise Dokumente bzw. Notizen zu. Das persönliche Dashboard und die Taskverwaltung sorgen gemeinsam mit dem durchdachten Tagging-System für optimalen Überblick. Der folgende Screencast erklärt die wichtigsten Schritte:

Highrise stellt wohl sowas wie die SaaS-gewordene Gegenthese zu Sascha Lobos Prokrastinations-Evangelismus dar. Ich halte es da ja ohnehin mit Seth Godin's "Dip"-Prinzip: Dinge gezielt aufzuschieben, ist eine schwachsinnige Idee. Von dem, was man nicht machen möchte, sollte man sich endgültig trennen, und die wichtigen Projekte dafür energisch und mit Nachdruck verfolgen. Prokrastinieren kann man im Grab oder in der Urne, da bleibt dann ausreichend Zeit. Mit anderen Worten: Highrise ist nicht dazu gedacht, permanent das eigene Scheitern an der Einhaltung von Deadlines zu dokumentieren, sondern als flinkes, einfach zu bedienendes Tool zur Overhead-Minimierung. Web 2.0 Usability trifft auf das Dogma des Reduktionismus, was dabei herauskommt, ist die funktionellste und flexibelste Projekt/CRM/Angebots-Verwaltung, die mir je untergekommen ist - erlernbar ist die Logik in circa fünf Minuten, und die Bedienung geht so flott von der Hand, dass man das System im Gegensatz zu der oft behäbigen Konkurrenz nicht nur drei Tage lang, sondern auch auf Dauer gerne benutzt:

Highrise - das Projektmanagement-Gedächtnis.

Die Zeiterfassung für meine Kunden-Verrechnungen erledigte ich bisher via Open Office Sheet, was sich eigentlich recht gut managen lässt. Vor kurzem habe ich allerdings nach einer einfachen Lösung gesucht, die es mir ermöglich, eigene Projekte wie datenschmutz möglichst genau in Subaufgaben zu zerlegen (Recherche, Posten, Programmieren etc.) und diese statistisch zu erfassen, zudem sollte die Eingabe möglichst zeitsparend von der Hand gehen. Ich habe zuerst ein Weilchen überlegt, ob ich eine webbasierte Lösung wie tsheets verwenden soll oder doch eine offline-Software.

Da ich die Jobs, die ich tracken möchte, ohnehin so gut wie ausschließlich am eigenen Rechner erledige, habe ich mich für zweiteres entschieden und zwei verschiedene Lösungen mit recht unterschiedlicher Oberfläche getestet. Klassische Projektmanagement-Software zählt nämlich nicht zu meinen besten digitalen Freunden und ist für One-Man-Shows meist ohnehin gravierend überdimensioniert - da leistet mir ein penibel strukturiertes txt-File in Kombination mit Kalender- und Kontaktverwaltungssoftware bessere Dienste: diese Kombination produziert für meinen persönlichen Arbeitsstil das beste Verhältnis zwischen Effizienz und organisatorischem Overhead. Die folgenden zwei Freeware-Lösungen passen dagegen feature-technisch genau zu meiner Vorstellung von Zeiterfassung:

Time-Tracking-Tool

Auf das Time-Tracking-Tool bin ich bei Exanto.de gestoßen. Die Software wurde in Java geschrieben, residiert unter Windows im Taskbar (funktioniert aber OS-übergreifend) und lässt sich via Shortcut zeitsparend bedienen. Einzelne Hauptaufgaben können Subtasks besitzen, verschiedene Statistik-Views sorgen für Überblick. Sympathischerweise setzt ttt auf "viewable" Files: sämtliche Aufzeichnungen kann man mit einem herkömmlichen Texteditor betrachten und verändern. Automatische Backups sowie englischer und deutscher Sprachsupport runden den Feature-Umfang ab.

In der Praxis funktioniert ttt beim Anlegen von Tasks und bei der Zeiterfassung vollkommen reibungslos. Vermisst habe ich allerdings das Feature, die gespeicherten Datenfiles mit einem Texteditor zu bearbeiten: TTT speichert die Daten im Hex-Formaten, mit csv-Format läuft da gar nix - gerade dieses Feature halte ich in punkto Portabilität für sehr wichtig, im Handbuch habe ich diesbezüglich keine Informationen gefunden.

Klok - personal time tracking made easy

Klok benötigt Adobe AIR (aber das haben Windows-User wegen Thwirl ohnehin längst installiert :mrgreen:) und besticht auf den ersten Blick durch seine optisch gelungene Oberfläche. Das Programm entstand im Rahmen eines AIR-Programmierwettbewerbs und wurde anschließend vom Autor als Freeware veröffentlicht. Ein intuitives Drag-and-Drop Interface, die Möglichkeit, Projekte und Subprojekte in beliebigen Hierarchien anzulegen und die elegante Taskbar-Integration sprechen für Klok.

Im Praxistest allerdings funktionierte bei mir das wichtigste Feature nicht: in der minimierten Programmansicht sollte es möglich sein, der eingebauten Stopp-Uhr mitzuteilen, an welchem Projekt man gerade arbeitet - bedauerlicherweise bliebt die Dropdown-Box in meinem Fall auch nach dem Eintragen etlicher Projekte gähnend leer:

Vielleicht ein Bug aufgrund eines AIR-Updates - schade, damit scheidet Klok für aus. Die Oberfläche wäre zwar sehr ansehnlich, Drag and Drop funktioniert ordentlich: allerdings fehlen mir in der höchsten Zoomstufe der Kalenderansicht eine Minutenskala und die Möglichkeit, Statistiken nicht nur als Kreisdiagramme auszugeben.

Fazit: Verbesserungspotential beim Zeiterfassen

Die eierlegende Zeit-Tracking-Sau konnte ich unter den beiden Freeware-Tools nicht ausmachen: Klok wär hübscher, aber die Schnelleingabe funktioniert nicht Das Time-Tracker-Tool verrichtet brav seine Dienste, nur lassen sich die gespeicherten Files in anderen Programmen nicht verwenden. Aber bis die "Time Tracker Klok" mit den Vorzügen beider Programme verfügbar ist, werde ich weiterhin ttt verwenden.

Daher eine Frage an die selbständigen KMU-Unternehmer in meiner hochgeschätzten Leserschaft: welche Time-Management-Lösungen verwenden Sie? Da gibt's ja die lustigsten Möglichkeiten, wie zum Beispiel dieses großartige Kolumne von Michael Hunger über Timetracking mit Lego-Steinchen zeigt (besonders gut geeignet für haptische Typen, siehe auch Cafe Autism).

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Über Hinweise auf gelungene Software-Lösungen freu ich mich natürlich... wie gesagt: das Gelbe vom Ei hab ich bisher noch nicht gefunden.

Downloads:
Time Tracker Tools (Java 1.5 erforderlich)
Klok (Adobe AIR erforderlich)

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Fotocredits
Titelfoto: Zeitreise von Geralt / pixelio.de