Die Rezension der bekannten Kunden–Management–Software ACT!, aktuell in der Version 11 verfügbar, erregte auf Anhieb mein Interesse: denn eines der Web 2.0 Gebote lautet bekanntlich “Du sollst Online-Services verwenden und Daten ins Web auslagern.” ACT!11 dagegen ist ein klassischer Desktop–Client, der sich auf die Fahnen schreibt, das an sich nicht gerade unkomplizierte Thema CRM (=Customer Relation Management) möglichst einfach zu präsentieren, ohne auf die gängigen Werkzeuge leistungsfähiger CRM–Lösungen zu verzichten. ACT!11 kümmert sich um die klassischen vier CRM–Bereiche Kundenmanagement, Adressverwaltung, Projekt– und Korrespondenzverwaltung. Wer selbst überprüfen möchte, ob die vom PC Magazin mit “sehr gut” bewertete Lösung von Sage für ihm Arbeit und Overhead abnimmt, kann das Programm derzeit auf www.act-testen.de in vollem Umfang zwei Wochen lang ausprobieren.

Setup und erste Schritte

Die Installation meiner Demoversion gestaltete sich unter Vista 64 völlig unproblematisch — ACT!11 benötigt diverse Microsoft-SQL-Komponenten, die im Rahmen der Installation ebenfalls am Rechner landen. Nach dem ersten Start fordert ACT zum Anlegen einer Datenbank — wer eine Vorgängerversion nutzt, kann die bestehenden Datensätze konvertieren. Anders als etwa Outlook sind die ACT-Datenbanken Multi-User fähig, schließlich sollen die gesammelten Adressen und Kontakt-Historien der gesamten CRM-Abteilung zur Verfügung stehen. Während der Installation verbindet sich die Software mehrmals mit ACT-Servern, allerdings lässt sich dieses “Telefonat nach Hause” mittels Firewall unterbinden.

Screenshot: die Kontaktverwaltung

Daten-Import und Programmlogik

Nach der Erstellung einer neuen Datenbank müssen keineswegs alle Kontakte händisch übertragen werden — ACT bringt eine Importassistenten mit, der unter anderem Kontakt-Ordner von Outlook entgegen nimmt. Die Hauptansicht gliedert sich in Kontakte, Gruppen, Firmen, einen kollaborativen Kalender, eine Aufgabeliste und — anders als von herkömmlichen PIMs gewohnt — eine “Liste der Verkaufschancen” und ein “Cockpit”, welches alle zu erledigenden Tätigkeiten und Termine übersichtlich zusammenfasst. Zusätzlich bringt ACT! eine E-Mail Funktion mit, die aber nicht als vollwertiger Client funktioniert, sondern den Outlook-Mailverkehr “belauscht” und so die direkte Archivierung von Kunden-Mails im CRM-System erlaubt. Auf Knopfdruck liefert die Software grafische Auswertungen des aktuellen Projektstatus. Der modulare Aufbau kommt einer schnellen Einarbeitung sehr entgegen, dennoch lässt die Software Feature-technisch nichts zu wünschen übrig und hat mittlerweile 2,8 Millionen User weltweit überzeugt.

Screenshot: das ACT! Cockpit

Wer mit der Bedienung von Outlook vertraut ist, wird sich auch mit der Oberfläche von ACT! schnell zurechtfinden — zusätzlich lassen sich sämtliche Daten miteinander verknüpfen, annotieren und mit frei wählbaren Zugangsrechten versehen. Angesichts der Komplexität des CRM-Prozesses ist dem Hersteller ein guter Kompromiss zwischen Funktionsvielfalt und einfacher Bedienbarkeit gelungen. Für Einzelunternehmer mit moderatem CRM-Aufkommen scheint mir ACT!11 durchaus überdimensioniert, allerdings hängt die Sinnhaftigkeit einer komplexen CRM-Datenbank sehr stark von der persönlichen Arbeitsweise ab. Allerdings bietet Hersteller Sage für diesen Bereich auch andere Software-Produkte an. Wer aber beispielsweise seine Dienste online anbietet und die notwendige Disziplin aufbringt, konsequent alle relevanten Daten einzutragen, behält auch bei einer großen Zahl von Kundenkontakte problemlos den Überblick. ACT!11 erlaubt bis zu 5 Benutzern den gemeinsam DB-Zugriff und positioniert sich damit als Einsteiger-freundliches Tool für ambitionierte KMUs. Mehr Informationen über die genauen Features und die Web-basierten Nutzungsmöglichkeiten bietet die offiziell Produkthomepage.

Wer braucht Highrise?

CRM-Systeme sind üblicherweise behäbig, feature-überfrachtet und alles andere als stylish. Highrise ist da völlig anders: durch die smarte Reduktion auf das absolut notwendige fallen keine unnötigen Arbeitsschritte an, die Einsatzszenarios sind dabei durchwegs vielfältig. Ob als stets verfügbare Online-Ablage, als Tracking-Tool für Leads, Angebote und Abschlüsse, als Kundenbeziehungs-Management und Kontaktverwaltung spielt die Applikation ihre Stärken aus. Klassischerweise verwendet man solche Systeme im Team, allerdings bietet Highrise auch spezielle Accounts für Einzelunternehmer — ich verwende meinen Account seit einigen Monaten und bin mittlerweile völlig überzeugt von der Kosen-Nutzen-Relation. Die initaile Einrichtung sowie die laufende Bedienung gehen äußerst flott von der Hand, und die Kombination etwa von Angebotsverwaltung, Taskliste und Projekt–Tracking macht vor allem für Einzelpersonen hochgradig Sinn:

Features und Preise

Highrise offeriert unterschiedliche Pricing-Modelle zwischen 24 und 149 Dollar pro Monat sowie eine Gratis-Version. Letztere bleibt allerdings auf 250 Kontakte beschränkt, erlaubt keine Datei-Uploads und eignet sich daher eigentlich für Testzwecke. Ich selbst nutze das “Solo”-Package, das sich ideal für Einzelunternehmer eignet: man erhält nur einen Userzugang, kann aber bis zu 20.000 Kontakte und eine unlimitierte Zahl von “Deals” verwalten und bekommt 3GB Speicherplatz. Für kleine Teams eignet sich das Produkt “Basic” (6 User, 3GB Speicher, 10 Deals), wer mehr Ressourcen benötigt bzw. eine größeres Team koordinieren muss, kann auf größere Packages zurückgreifen oder ein Angebot nach individuellen Bedürfnissen anfordern.

Aus dem oben gesagt geht bereits die grundlegende Logik von Highrise hervor: sämtliche Projekt-Informationen werden in die Bereiche “Cases” (laufende Projektdokumentation), “Deals” (Angebotsverwaltung), Kontakte und Aufgaben eingeteilt. Sämtliche Info-Happen sind frei verknüpfbar. In der Regel beginnt die Benutzung mit einem Upload der eigenen Kontakte. Im nächsten Schritt legt man die aktuellen Cases und Deals an, ordnet ihnen Kontaktpersonen und wahlweise Dokumente bzw. Notizen zu. Das persönliche Dashboard und die Taskverwaltung sorgen gemeinsam mit dem durchdachten Tagging-System für optimalen Überblick. Der folgende Screencast erklärt die wichtigsten Schritte:

Highrise stellt wohl sowas wie die SaaS-gewordene Gegenthese zu Sascha Lobos Prokrastinations-Evangelismus dar. Ich halte es da ja ohnehin mit Seth Godin’s “Dip”-Prinzip: Dinge gezielt aufzuschieben, ist eine schwachsinnige Idee. Von dem, was man nicht machen möchte, sollte man sich endgültig trennen, und die wichtigen Projekte dafür energisch und mit Nachdruck verfolgen. Prokrastinieren kann man im Grab oder in der Urne, da bleibt dann ausreichend Zeit. Mit anderen Worten: Highrise ist nicht dazu gedacht, permanent das eigene Scheitern an der Einhaltung von Deadlines zu dokumentieren, sondern als flinkes, einfach zu bedienendes Tool zur Overhead-Minimierung. Web 2.0 Usability trifft auf das Dogma des Reduktionismus, was dabei herauskommt, ist die funktionellste und flexibelste Projekt/CRM/Angebots-Verwaltung, die mir je untergekommen ist — erlernbar ist die Logik in circa fünf Minuten, und die Bedienung geht so flott von der Hand, dass man das System im Gegensatz zu der oft behäbigen Konkurrenz nicht nur drei Tage lang, sondern auch auf Dauer gerne benutzt:

Highrise — das Projektmanagement-Gedächtnis.

Die Symbaloo-Startseite besteht aus drei Tabs, standardmäßig beginnt man mit dem sogenannten “Desktop” — und aus den Fehlern der Vergangenheit hat man offenbar gelernt: denn das Google-Suchfeld wurde zentral platziert, umgeben wird es von diversen thematisch gruppierten Icons, die häufig benötigte Services in jeweils neuen Tabs öffnen. Alle Icons sind via drag-and-drop beliebig im Grid platzierbar und selbstverständlich kann man auch eigene Links hinzufügen.

Der zweite Tab nennt sich “News” und präsentiert in der Standardeinstellung eine bildliche Übersicht aktueller Geschehnisse, die sich via Dropdown-Menü auf bestimmte Themenbereiche einschränken lässt und der dritte Tab, selbsterklärend mit “Feeds” betitelt, listet die aktuellsten Meldungen diverser RSS-Quellen. Diese Grundausstattung lässt sich um weitere, frei konfigurierbare Tabs ergänzen, die wiederum aus Vorlagen oder von Null weg gestaltet werden können. Neben den erwähnten Links und Feeds bietet Symbaloo diverse vorgefertigte Widgets, etwa zur Anzeige des aktuellen Horoskops, von Börsenkursen etc. an. Die Auswahl hält sich derzeit noch in relativ engen Grenzen, allerdings wollen die Betreiber weitere 3rd Party Widgets integrieren. Lokalisierung spielt für ein solches Projekt eine wichtige Rolle: im Gegensatz zu den meisten us-amerikanischen Start-Ups setze Symbaloo seit Beginn an auf Mehrsprachigkeit, wobei lokalisierte Inhalte und Seitensprache getrennt gewählt werden können.

Auch wenn Symbaloo gewiss keinen innovativen Durchbruch darstellt, so weiß die Seite doch durch schnelle Ladezeiten, nette Zusatzfeatures wie Kontaktverwaltung und hohe Flexibilität zu gefallen. Public Desktops fügen eine soziale Komponenten hinzu: registrierte User dürfen öffentliche Tabs freigeben, die andere User dann wieder in ihr Symbaloo-Setup einbinden können. Genau dieses Features bereite Online-Marketeers große Freude: denn wer sich die Zeit nimmt, eine gut sortierte Themenseite zum eigenen Fachgebiet zusammenzustellen und dort auch Links zu eigenen Projekten unterbringt, darf sich über umso mehr netten Zusatz–Traffic freuen, je populärer Symbaloo wird. Die Chancen dafür stehen durchaus gut, denn die derzeit noch vollkommen werbefreien Webstart–Applikation erfreut sich in den letzten Wochen zunehmender Beliebtheit — von einem Massenphänomen zu sprechen, wäre allerdings verfrüht, aber auch das könnte sich ändern.

Vom Online-Marketing haben die Symbaloo-Macher jedenfalls Ahnung: ein mir unbekannter User hat — was mich natürlich sehr freut — datenschmutz als erster seiner Symbaloo-Seite hinzugefügt. Ich erhielt darauf ein E-Mail mit der Aufforderung, ein Symbaloo-taugliches Icon beim Betreiber zu hinterlegen. Meine Kontaktdaten sind im ds-Impressum in maschinenlesbarer Form hinterlegt, trotzdem war ich durchaus überrascht über diese recht schlaue Form der viralen Verbreitung — denn erst über diese Notification habe ich Symbaloo kennen gelernt und in weiterer Folge dieses Posting verfasst

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Ziemlich einzigartig (zumindest meines Wissens) ist der “Connector”. Man kann bei MBL nämlich seit längerem die eigenen Accountdaten für diverse Social Media Services wie Youtube, twitter, last.fm, friendfeed und viele weitere im eigenen Profil eintragen. Klickt man in weiterer Folge auf die eigene Kontaktverwaltung, taucht dort wie aus dem Nichts ein Karteireiter mit dem klingenden Namen Connector (beta) auf. Er stellt in einer übersichtlichen Tabellenansicht horizontal die eigenen Social Services und in der vertikal die eigenen Kontakt dar. In jeder Zelle steht eines der drei Symbole no service/not found (der betreffende User nutzt den jeweiligen Dienst nicht), connected (bereits in der jeweiligen Kontaktliste) oder connect. Klickt man darauf, öffnet sich die direkt die Kontaktanfrage-Seite der jeweiligen Community, so man dort eingeloggt ist Das sieht so aus:

Zusätzlich erspart ein vierter Button an jedem Zeilenende Klickarbeit: connect on all services öffnet alle in Frage kommenden Kontaktanfrage-Seiten: so findet man die eigenen Blogfans mühelos im großen weiten Internet wieder… und gewinnt neue Twitter-Followers, zusätzliche Friendfeeder und so weiter. Da hat Yahoo mal wieder was richtig gemacht — schade, dass myBlogLog MyBlogLog im deutschsprachigen Bereich nicht so richtig populär ist. Gar nicht auszudenken, was für evil twisted SMO-Schweinereien man damit (semi)automatisiert aufführen könnte… ander ausgedrückt: “Eine Syndikationsplattform sie zu finden, auf die Kontaktliste zu treiben und ein Weilchen zu binden.”

Dort wird angezeigt, welche Friends gerade online sind — eine zusätzliche Kontaktverwaltung entfällt logischerweise. Zusätzlich informiert ein weiterer Shortcut über die aktuellsten Social-Actions der eigenen Kontakte. Ein Click klappt die Liste momentan eingeloggter Freunde auf, ein weiterer Click auf den Namen öffnet ein Ajax-Chatfenster, das ebenfalls an der unteren Leiste andockt. Bei mehreren parallelen Unterhaltungen bekommt jeder Chat ein eigenes Fenster; wenn die Bildschirmbreite nicht mehr ausreicht, erscheint ein Scrollpfeil:

So weit, so gut — nervig finde ich allerdings, dass man die Position des Chatfenster nicht verschieben kann, da alle Windows fix im Footerbar andocken. Speziell bei den inzwischen recht populären Ultra-Breitband Notebook-Monitoren mit nur 800 Pixeln vertikaler Auflösung wird der Screenspace schnell mal knapp.

Stellt sich die Frage, wo und wie man das neue Instant Messaging System konfiguriert oder auf Wunsch auch ganz abdreht. Der betreffende Shortcut zu den Optionen befindet sich ganz rechts in besagter Leiste und nicht in den Profileinstellungen — hier kann man wählen, ob Mini-Feed Inhalte im Chat angezeigt werden sollen, ob begonnene Unterhaltungsfenster unbegrenzt offen bleiben etc. Außerdem erlaubt der Link “Pop Out Chat”, das komplette Messaging System in einem Extra-Popup Fenster zu öffnen oder offline zu gehen. Wer Facebook nur sporadisch benutzt, wird diese Option auf jeden Fall zu schätzen wissen, vollständig ausblenden lässt sich neue Leiste allerdings nicht:

Mit dem neuen Instant Messaging System ist Facebook der Konkurrenz wieder mal einen Schritt voraus am Weg zum Full Service Provider — ich bin gespannt, was sich die Betreiber als nächstes einfallen lassen.