Geteilte Freude mag doppelte Freude sein, mehrfach vorhandene Kontakt– und Kalenderdaten dagegen sind eine äußerst nervigen Begleiterscheinung der PIM–Ära. Wer schon mal Probleme mit Handy-Synchronisationssoftware (und anschließend kein funktionierendes Backup zur Hand) hatte, weiß, wie nervig es sein kann, irrtümlich duplizierte Daten händisch zu entfernen. 1-Klick Duplikate Löschen für Outlook verspricht den Nutzern von Microsofts PIM–Manager raschen und vor allem automatisierte Abhilfe.

Im Test von Computer-Bild erreichte die Lösung der Softwareschmiede ITSTH den ersten Platz — was durchaus auch an der elegant gelösten “Doppelbedienung” liegt: Einstiger verlassen sich auf die 1-Klick Automatik, Profis können alle Details frei definieren. Das Tool durchleuchtet alle Outlook-Typen und löscht doppelte E-Mails, Kontakte, Termine, Aufgaben, Notizen und Journaleinträge — bei mehrfach vorhandenen Visitenkarte werden mehrfach vorhandene Einträge anhand des Aktualisierungsdatums zusammengeführt. Sollte doch mal etwas schief gehen, steht eine Undo-Funktion zur Verfügung.

Seit ich unvorsichtigerweise dreimal hintereinander mit dem Xing-Outlook Plugin synchronisiert habe, fanden sich plötzlich sämtliche Geburtstage meiner ehemaligen rund 700 Xing-Kontakte (ich verwende die Plattform mittlerweile nicht mehr) in dreifacher Ausführung als jährlich wiederkehrende Ereignisse im Kalender — inklusive Reminder; eine Option für die Deaktivierung dieser nirgends dokumentierten Geburtstags-Synchro gab es nicht. Da kommt ein Dubletten–Remover natürlich wie gelegen… leider kannte ich das Programm damals noch nicht.

Getestet habe ich unter Vista 64 mit Microsoft Outlook 2007 SP2. Vor der Installation muss Outlook beendet werden, nach dem Neustart taucht ein Button zum Start des Programms aus. Im Modus “erweiterter Sachen” kann man auswählen, ob die komplette PST-Datei oder lediglich einzelne Unterordner durchsucht werden sollen:

Die Komplettsuche dauerte bei mir nur wenigen Sekunden — ich verwalte zwar meine Termine und Kontakte mit Outlook, verwende aber Thunderbird als Mail-Client. Wie erwartet ergab der Scan keine Duplikate — sollte die Software solche finden, kann man die einzelnen Vorschläge annehmen oder ablehnen:

“1-Klick Duplikate löschen für Outlook” macht einen soliden Eindruck — sowohl der One-Click als auch der erweiterte Modus sind selbsterklärend. Fazit: ein nützliches Werkzeug, das in vielen Situationen hilft, wieder Herr des Datenchaos zu werden. Wer das Tool mal ausprobieren möchte, kann die kostenlose Testversion (die auch für diese Review herangezogen wurde) verwenden, für die Vollversion der Software fallen beim Kauf im Online-Shop €29,95 an, das Bundle zusammen mit “1-Klick Duplikate löschen für Dateien” aus demselben Haus kostet €44,93.

Die Rezension der bekannten Kunden-Management-Software ACT!, aktuell in der Version 11 verfügbar, erregte auf Anhieb mein Interesse: denn eines der Web 2.0 Gebote lautet bekanntlich “Du sollst Online-Services verwenden und Daten ins Web auslagern.” ACT!11 dagegen ist ein klassischer Desktop–Client, der sich auf die Fahnen schreibt, das an sich nicht gerade unkomplizierte Thema CRM (=Customer Relation Management) möglichst einfach zu präsentieren, ohne auf die gängigen Werkzeuge leistungsfähiger CRM-Lösungen zu verzichten. ACT!11 kümmert sich um die klassischen vier CRM-Bereiche Kundenmanagement, Adressverwaltung, Projekt– und Korrespondenzverwaltung. Wer selbst überprüfen möchte, ob die vom PC Magazin mit “sehr gut” bewertete Lösung von Sage für ihm Arbeit und Overhead abnimmt, kann das Programm derzeit auf www.act-testen.de in vollem Umfang zwei Wochen lang ausprobieren.

Setup und erste Schritte

Die Installation meiner Demoversion gestaltete sich unter Vista 64 völlig unproblematisch — ACT!11 benötigt diverse Microsoft-SQL-Komponenten, die im Rahmen der Installation ebenfalls am Rechner landen. Nach dem ersten Start fordert ACT zum Anlegen einer Datenbank — wer eine Vorgängerversion nutzt, kann die bestehenden Datensätze konvertieren. Anders als etwa Outlook sind die ACT-Datenbanken Multi-User fähig, schließlich sollen die gesammelten Adressen und Kontakt-Historien der gesamten CRM-Abteilung zur Verfügung stehen. Während der Installation verbindet sich die Software mehrmals mit ACT-Servern, allerdings lässt sich dieses “Telefonat nach Hause” mittels Firewall unterbinden.

Screenshot: die Kontaktverwaltung

Daten-Import und Programmlogik

Nach der Erstellung einer neuen Datenbank müssen keineswegs alle Kontakte händisch übertragen werden — ACT bringt eine Importassistenten mit, der unter anderem Kontakt-Ordner von Outlook entgegen nimmt. Die Hauptansicht gliedert sich in Kontakte, Gruppen, Firmen, einen kollaborativen Kalender, eine Aufgabeliste und — anders als von herkömmlichen PIMs gewohnt — eine “Liste der Verkaufschancen” und ein “Cockpit”, welches alle zu erledigenden Tätigkeiten und Termine übersichtlich zusammenfasst. Zusätzlich bringt ACT! eine E-Mail Funktion mit, die aber nicht als vollwertiger Client funktioniert, sondern den Outlook-Mailverkehr “belauscht” und so die direkte Archivierung von Kunden-Mails im CRM-System erlaubt. Auf Knopfdruck liefert die Software grafische Auswertungen des aktuellen Projektstatus. Der modulare Aufbau kommt einer schnellen Einarbeitung sehr entgegen, dennoch lässt die Software Feature-technisch nichts zu wünschen übrig und hat mittlerweile 2,8 Millionen User weltweit überzeugt.

Screenshot: das ACT! Cockpit

Wer mit der Bedienung von Outlook vertraut ist, wird sich auch mit der Oberfläche von ACT! schnell zurechtfinden — zusätzlich lassen sich sämtliche Daten miteinander verknüpfen, annotieren und mit frei wählbaren Zugangsrechten versehen. Angesichts der Komplexität des CRM-Prozesses ist dem Hersteller ein guter Kompromiss zwischen Funktionsvielfalt und einfacher Bedienbarkeit gelungen. Für Einzelunternehmer mit moderatem CRM-Aufkommen scheint mir ACT!11 durchaus überdimensioniert, allerdings hängt die Sinnhaftigkeit einer komplexen CRM-Datenbank sehr stark von der persönlichen Arbeitsweise ab. Allerdings bietet Hersteller Sage für diesen Bereich auch andere Software-Produkte an. Wer aber beispielsweise seine Dienste online anbietet und die notwendige Disziplin aufbringt, konsequent alle relevanten Daten einzutragen, behält auch bei einer großen Zahl von Kundenkontakte problemlos den Überblick. ACT!11 erlaubt bis zu 5 Benutzern den gemeinsam DB-Zugriff und positioniert sich damit als Einsteiger-freundliches Tool für ambitionierte KMUs. Mehr Informationen über die genauen Features und die Web-basierten Nutzungsmöglichkeiten bietet die offiziell Produkthomepage.

Mit der Windows-Mobile Synchronisierung erlebt man manchmal lustige Kapriolen, die plötzlich nur mehr halb so witzig sind, wenn man vorher kein Backup der eigenen Kontakte, Termine, Notizen und Aufgaben angefertigt hat. Windows Mobile Devices (so auch mein HTC-MDA) können nur mit maximal drei Computern synchronisieren — löscht man eine noch bestehende alte “Partnerschaft”, dann verschwinden die Daten im Orkus, je nach Synchro-Einstellungen nicht nur am Gerät, sondern auch am Desktop (!). Da ein gebranntes Kind das Feuer scheut, habe ich also vor dem Test des BlackBerry Desktop Managers erst mal ein aktuellen Backup gezogen. Im Nachhinein stellte sich allerdings heraus, dass meine Paranoia in diesem Fall völlig unbegründet war.

Synchronisieren mit Outlook

Als E-Mail Client kommt Outlook für mich nicht in Frage — Exchange-Zugang benötige ich keinen, und die IMAP4-Implementierung ist ein schlechter Scherz, da geht nichts über den Donnervogel. Was Kontaktverwaltung und Terminkalender betrifft, funktioniert Microsofts Datenverwalter recht gut, außerdem hat man mit exotischeren Dienstprogramm als Oft-Handy-Wechsler schnell mal Probleme mit nicht unterstützten Programmen.

Natürlich versteht sich auch BB mit Outlook, allerdings erst, wenn man selbiges zum Standard-Programm für E-Mails macht; das scheint irgendwas mit Microsofts Datenaustausch-Protokoll zu tun zu haben; Desaster treten allerdings keine auf, BB vermeldet einfach nur, dass keine Standard-Anwendung fürs Messaging definiert sei. Ist diese Hürde genommen, wird der Rest zum Kinderspiel: das beginnt bei der vorbildlichen Einrichtung, bei der User die gewünschte Anwendung für den jeweiligen Datentyp (Kalender, Notizen etc.) wählt und jeweils die gewünschte Synchronisierungsrichtung wählt (vom/zum Gerät, two-way):

Wirklich überrascht hat mich im Vergleich zu Windows Mobile die rasante Erst-Synchronisierung. Die Erfassung und das Kopieren meiner rund 1.000 Adressdatensätzen nahm keine zwei Minuten in Anspruch.

Und während man bei Windows Mobile Drittanbieter-Software braucht, um eine Komplettsicherung des Geräts vorzunehmen, bringt der BB Desktop–Manager auch diese Features von Haus aus mit.

Fazit: Da hat jemand seine Usability-Hausaufgaben ordentlich gemacht: der BlackBerry überzeugt nicht nur im mobilen Einsatz, sondern versteht sich auch problemlos und in rasanter Geschwindigkeit mit de großen Desktop-Bruder.